lunes, 20 de octubre de 2008

El tratamiento documentario


RESUMEN – En el presente escrito se desarrolla el tema del manejo documentario desde un punto de vista más bien teórico, desde un punto de vista más bien conceptual…

SECCIÓN - Ideas preliminares

Los computadores permiten hacer cálculos sumamente complejos, y ellos también permiten ordenar y actualizar grandes acervos documentarios (lo cual es también de fundamental importancia)… Conviene pues que los usuarios de la computación tengan también una buena formación básica teórica y práctica en documentación así como en archivología… El presente escrito se orienta precisamente a este aspecto…

Ciertamente la archivística o archivología comprende el conjunto de conocimientos teóricos y prácticos relativos a los archivos…

La archivística básicamente puede dividirse en dos grandes partes o ramas: (1) La archivonomía o archivística general, la que trata de los sistemas y procedimientos orientados a la conservación de los documentos (conservación documentaria) así como a la guarda de los mismos (custodia documentaria), y así como a lo que podríamos llamar servicios externos o servicios generales (orientados a la difusión del material disponible, y orientados también a la consulta directa del mismo por parte del público general y de los especialistas, lo que puede realizarse a través de préstamos de sala, de préstamos domiciliarios, de copias, de certificaciones, de testimonios, de catálogos referenciales, de inventarios generales y analíticos, de informaciones brindadas por teléfono o por correo electrónico, etcétera); y (2) La archivística pura o metodología archivística, la que se refiere específicamente a las normas de clasificación, ordenamiento, e identificación de las distintas piezas (unidades) que componen (que forman) un archivo…

La archivística tradicionalmente se ha ocupado y se ocupa de las piezas documentarias que como soporte utilizan papel, o pergamino, o microfichas, o microfilmes, o cintas de audio, o videocasetes, aunque naturalmente con el desarrollo de la informática, la ciencia archivística también tuvo y tiene necesidad de considerar a las piezas documentarias digitales (a los documentos electrónicos, a los documentos virtuales, a los documentos digitales, a los documentos digitalizados, o sea, a los documentos que son tratados a través de los ordenadores, o sea, a los documentos que por lo tanto se encuentran almacenados o registrados en las memorias de disco de las computadoras, o en algún otro tipo de memoria secundaria informatizada)…

Estas distintas piezas documentarias digitalizadas suelen también recibir el nombre de ciberdocumentos multimedia, o el nombre de unidades digitales multimedia, a efectos de bien distinguirlos de las unidades documentarias de tipo tradicional que ya fueron citadas anteriormente, y que como ya se dijo se encuentran registradas en soportes materiales de otro tipo (papel, cartulina, pergamino, etcétera)… Excepcionalmente la archivística también se ha ocupado y se ocupa de la información y de los signos registrados en ciertos soportes materiales muy especiales, tales como por ejemplo piedra, arcilla, tablillas, etcétera… Esto es sobre todo dominio de la archivística histórica…

Los documentos digitales (los ciberdocumentos o documentos virtuales o documentos cibernéticos), evidentemente están ellos llamados a tener un rol cada vez más importante, y por lo tanto es razonable imaginar que de las dos ramas de la archivística antes mencionadas, se desglosarán muy probablemente dos subramas que específicamente se ocuparán de los ciberdocumentos…

En consecuencia, podemos razonablemente pensar que muy pronto los distintos especialistas comenzarán a referirse a lo que podríamos llamar la ciberarchivística o archivística digital, así como a sus dos ramas especializadas, por un lado, (1) la ciberarchivonomía o archivonomía digital o ciberarchivística general, la que se ocuparía de la conservación ciberdocumentaria y de la consulta ciberdocumentaria, y por otro lado, (2) la ciberarchivística pura o metodología ciberarchivística, la que trataría específicamente sobre las normas de clasificación, ordenamiento, e identificación, de las distintas ciberpiezas documentales (de las distintas ciberunidades documentales o unidades documentales virtuales)…

El presente escrito pretende tratar estos asuntos desde una perspectiva introductoria y modesta, orientando nuestras reflexiones simplemente a establecer los principales planteamientos sobre estos temas, así como a desarrollar una incipiente terminología razonable y pertinente…

SECCIÓN - La archivonomía digital

La archivonomía tradicionalmente se ha ocupado por ejemplo de las instalaciones físicas donde se ubican y funcionan los grandes archivos y registros, a efectos de la elaboración de normas destinadas a reforzar la seguridad de dichas instalaciones (en cuanto a posibles incendios, en cuanto a robos o a atentados terroristas, en cuanto a daños que pudieran provocar fenómenos naturales adversos, en cuanto a las instalaciones eléctricas, etcétera), y también en cuanto al diseño de las mejores características que deberían tener las distintas áreas especializadas (para el personal del archivo o biblioteca, para el material de archivo, para el público usuario, y para los talleres o laboratorios especializados, etcétera)…

Desde este enfoque tradicional, y particularmente en los archivos históricos, por supuesto que tuvo y que tiene importancia destacada el combate contra los parásitos de todo tipo (insectos, roedores, hongos, microorganismos, etcétera), así como el control de las condiciones ambientales en cuanto a humedad, temperatura, ventilación, y limpieza, que por un lado disminuyan los riesgos de los peligros antes destacados, y que por otro lado eviten o retarden cualquier otro tipo de deterioro o degradación física o química de los materiales documentales en custodia…

Resulta evidente que para el caso de los archivos digitales, la mayoría de los problemas recién enumerados se simplifican enormemente…

En efecto, en un ciberdocumento (en un documento virtual) es posible separar o disociar el soporte físico y el contenido documentario… O sea, lo que queremos decir es que si en algún momento hubiera algún riesgo de deterioro del soporte (de la memoria) donde se encuentra almacenado un ciberdocumento, o bien podríamos adoptar alguna medida para disminuir este riesgo o para retardar sus efectos, o bien simplemente copiaríamos el ciberdocumento sobre otro soporte nuevo (sobre otra memoria)… De hecho, la adopción de la mejor de estas dos medidas dependerá de razones meramente económicas, ya que en este caso lo que interesa preservar fundamentalmente es el contenido documentario digitalizado y no el soporte físico circunstancialmente utilizado…

Esta conocida y económica posibilidad de copia de un ciberdocumento, evidentemente además facilita en forma importante la descentralización de las consultas ciberdocumentarias, las que incluso puede concebirse perfectamente que sean mayoritariamente realizadas vía Internet…

Por otra parte, el lógico y esperado deterioro derivado de la manipulación del material involucrado en sus soportes originales, prácticamente no existe en el caso del tratamiento de los ciberarchivos, ya que en esa situación los usuarios finales manipulan siempre copias de los distintos ciberdocumentos, desde sus propias PC, o desde terminales de uso público, tanto en el caso de consultas remotas, como en el caso de consultas locales…

Otros riesgos derivados de posibles incendios, terremotos, maremotos, huracanes, inundaciones, actos terroristas, erupciones volcánicas, etcétera, pueden perfectamente disminuirse en las ciberhemerotecas, en las ciberbibliotecas, en las cibertecas, y en los ciber-registros, simplemente haciendo distintas copias del material documentario involucrado sobre diferentes soportes, y ubicando dichas copias en puntos geográficos alejados unos de otros… Incluso podría pensarse perfectamente que una de estas copias se encontrara en algún satélite artificial, construido y colocado en órbita especialmente con esta finalidad…

Muchos de los asuntos de importancia grande o mediana concernientes a un archivo de tipo tradicional, se vuelven por lo tanto triviales o poco importantes en el caso de los archivos virtuales, por lo que no vale la pena profundizar en estos diferentes aspectos… A este respecto, sólo nos referiremos a un par de cuestiones adicionales…

Un asunto a tener en cuenta es el relativo a los cibercentros de certificación, los que deberían encargarse de otorgar los testimonios y las certificaciones que se soliciten, tales como por ejemplo en el caso de actas de nacimiento, actas de defunción, actas matrimoniales, derechos adquiridos, inscripciones realizadas, etcétera, etcétera, etcétera…

Mientras la era del papel continúe vigente, podríamos pensar que estos cibercentros certificatorios emitirían sus certificaciones y sus testimonios sobre papeles numerados y membretados, y con los eventuales y tradicionales sellos, firmas, contrafirmas, aclaraciones de firmas, certificaciones de firmas, y claves de control… Naturalmente, también debería legislarse para que se permitieran y se difundieran las certificaciones digitales, o sea las certificaciones virtuales, las certificaciones emitidas en forma electrónica (vía Internet, o vía ciertas redes privadas de comunicaciones)…

Otra de las cuestiones a tratar son los pagos por los derechos de inscripción, o por las solicitudes de testimonio o de copia simple, o por cualquier otro servicio que pudieran prestar los cibercentros documentarios y los cibercentros de certificación…

Pensamos que sería absurdo que dentro de este contexto futurista de uso intensivo de computadoras y de redes de transmisión de datos, se contemple que los pagos relativos a servicios brindados tengan que ser necesariamente establecidos a través de contratos impresos sobre papel y firmados de puño y letra por las partes interesadas (incluyendo o no las consabidas certificaciones notariales de firmas, así como la emisión de los tradicionales recibos de pago por las sumas recibidas)… Pensamos que también sería absurdo que dichos pagos fueren cancelados en forma presencial con un paso de mano de una cantidad determinada de billetes bancarios (lo que eventualmente obliga a también entregar un vuelto); en este sentido, el uso de tarjetas de crédito y de tarjetas de débito es un avance, aunque aún resta mucho por hacer en la simplificación y el abreviamiento de los sistemas de cobranza y de pagos…

Opinamos que en un futuro no muy lejano, los cibercontratos y el uso de ciberdinero, se harán realidad cotidiana en muchísimos aspectos y áreas, y por cierto que ello podría y debería hacerse realidad con mayor facilidad, respecto de las actividades y de los servicios vinculados con los cibercentros documentarios y con los cibercentros de certificación documentaria…

Esto de los contratos virtuales y del dinero virtual (del dinero electrónico, del dinero web, del webcash), podría parecer a algunos como algo un tanto utópico y lejano… Por cierto que nosotros no somos de esa opinión… En materia empresarial, hay un paradigma (hay una máxima) que se aplica con cierta frecuencia, y que usualmente se expresa de la siguiente forma… En todo momento y en todo lugar… o que a veces también se expresa como se indica seguidamente… Más rápido, más lejos, a toda hora, y siempre con mayor comodidad para el cliente o usuario…

Muchas casas de comidas han basado su éxito comercial en este asunto, y así es que aseguran a sus clientes determinadas comidas preparadas entregadas a domicilio (comida china, pizza, hamburguesas, milanesas, etcétera)…

Las nuevas ideas en relación con la documentación enmarcadas dentro de los paradigmas empresariales y conceptos antes mencionados, podrían por ejemplo incluir los siguientes objetivos: (1) permitir los contratos virtuales en forma corriente, con las consiguientes ventajas que ello aportaría, como ser que los mismos podrían ser consultados y verificados en todo momento y desde cualquier lugar, y que ciertos aspectos contemplados en dichos contratos podrían ser cumplidos con independencia de una especial iniciativa y autorización de las partes (puesto que las partes así ya lo acordaron al aceptar y reconocer el contrato); (2) permitir el uso del dinero virtual nominativo; (3) permitir la recaudación tributaria en forma automática, y en forma contemporánea con los hechos o los actos que la generan…

El dinero virtual nominativo evidentemente facilitaría las cobranzas y los pagos, con mucha mayor comodidad y seguridad para todas las partes involucradas…

Ya para terminar esta sección sobre la archivonomía virtual, nos parece interesante transmitir una última reflexión a los lectores…

Personalmente me considero un asiduo usuario de los servicios de correo electrónico, ya que utilizo los mismos tanto para mis actividades profesionales como para comunicarme con parientes y con amigos (algunos de los que residen en Europa y en otras partes del mundo)…

También soy un visitante frecuente de los cibercafés y de los ciberlocutorios, ya que cuando me ausento de mi domicilio particular y de mi oficina por espacio de varias horas o de varios días, tengo el hábito de concurrir a alguno de estos centros, para así tomar conocimiento del correo virtual que pudiera eventualmente haber recibido… Es por esta razón que ciertamente conozco bien la operatoria comercial que es aplicada en dichos cibercentros…

No deja de asombrarme la informalidad que en muchos de estos centros suele existir en dichas operatorias comerciales, lo que contrasta evidentemente con la tecnología de avanzada que allí está disponible…

Por lo general, al entrar en uno de estos cibercentros (en uno de estos cibercafés o en uno de estos ciberlocutorios), el cliente se dirige al encargado quien lo registra en un PC, y le asigna una de las computadoras que allí están a disposición del público… Cuando una persona termina y quiere irse de uno de estos cibercentros, simplemente se dirige nuevamente al encargado, quien consulta en su PC el tiempo de permanencia de esa persona en el local, y entonces, aplicando la tarifa vigente (la que suele variar si es diurna o nocturna, si es de día hábil o de día festivo), ese encargado calcula lo que debe pagarse, lo que en ciertos casos hace en forma mental, y lo que en otros casos hace con el apoyo de una tabla preimpresa, o de una calculadora, o de la propia computadora… Todo este trámite comercial naturalmente termina cuando el cliente paga la suma que se le solicita (generalmente se paga en efectivo, y ningún comprobante, recibo, o factura, es dado a cambio en estos casos; en ciertas situaciones incluso se paga algo menos o algo más de la tarifa vigente y anunciada, si es que se carece de cambio)…

Por cierto, en algunos de estos cybercafés son un poco más formales y prolijos, ya que se trabaja con cuponeras de prepago, con cortes automatizados, etcétera…

Lo que deseamos expresar a los lectores al repasar todos estos detalles más o menos anecdóticos, es que los procedimientos comerciales y contables que suelen aplicarse en los cibercafés y en los ciberlocutorios, son ellos generalmente muy informales y precarios, y además, que la labor del encargado suele centrarse muy particularmente en la cobranza y en la vigilancia, restando así tiempo a otras posibles tareas teóricamente mucho más importantes y trascendentes, tales como por ejemplo, orientación a los usuarios, actualización del software de los equipos, actualización de los programas antivirus, servicios especiales orientados a los discapacitados, etcétera, etcétera…

Ello me hace acordar a mis épocas de la niñez, cuando era asiduo cliente de un kiosco donde acostumbraba comprar golosinas y revistas infantiles, y donde pagaba con dinero efectivo (dinero contante y sonante), sin recibir ni factura, ni recibo, y a veces tolerando si no me devolvían algunas moneditas, o por el contrario, tolerándome a mi la deuda de algunas moneditas…

En las épocas modernas y especialmente en los países centrales, muchos intercambios de escaso monto relativos a servicios personales o a venta de mercaderías, tales como ser limpieza de zapatos, alquiler de gabinetes y de gavetas, expedición de pases para el servicio colectivo de transporte, uso de maquinitas de juegos electrónicos, uso de gabinetes higiénicos, venta de golosinas, de bebidas frías y calientes, de diarios y revistas, de cigarrillos, etcétera, etcétera, etcétera, son dispensados a los clientes en forma automatizada o semi-automatizada, y también son cobrados en forma más o menos automatizada (a través de máquinas dispensadoras, y utilizando fichas metálicas especiales, o monedas de cobre, o tarjetas magnéticas, etcétera)…

Es de esperar que en plazos muy breves, una similar modalidad de cobro automatizado también se extienda a los ciberservicios ofrecidos por los cibercafés y por los ciberlocutorios…

En realidad es necesario consignar que ya algo se ha hecho en este sentido, pues en algunos cibercentros, se ha implementado un sistema que permite el uso de los PC a través de cierto mecanismo, el que precisamente habilita el uso al ingresar fichas o monedas en un depósito a través de una ranura… Este sistema por lo tanto funciona en forma análoga al mecanismo utilizado en los teléfonos monederos, donde con una o con varias fichas o monedas se desbloquea el uso del equipo, y luego, cuando el tiempo ha expirado, el equipo se vuelve a bloquear…

Para hacer honor a la verdad, también es necesario consignar que a veces se aplican otros sistemas, generalmente basados en la venta previa de cuponeras, o basados en puntos ganados… Estos sistemas alternativos notoriamente presentan ciertas ventajas, aunque ellas en alguna medida son parciales, ya que no suelen evitar completamente el manejo manual de dinero (solamente cambia el momento en el cual se realiza este manejo manual de las especies dinerarias)…

En resumen, estos sistemas alternativos de cobro tienen ellos la gran ventaja de liberar al personal del cibercentro de la correspondiente supervisión del uso de los equipos, al mismo tiempo que también simplifican la cobranza… No obstante y en nuestra opinión, la implementación física de estos sistemas es deficiente e imperfecta, pues requiere que los clientes utilicen monedas (o eventualmente fichas sustitutivas, o algún otro procedimiento basado en códigos)… Otra cosa muy distinta sería si se usara dinero nominativo virtual en lugar del dinero innominado actual…

Con estas reflexiones y estas anécdotas, lo que deseamos poner en evidencia es que las mayores dificultades de una automatización total de este tipo de servicios (incluido el cobro de los mismos), proviene del hecho de que aún se utiliza dinero de tipo tradicional… Cuando comience a popularizarse el uso del ciberdinero, o por lo menos cuando comience a difundirse el uso del ciberportamonedas (del portamonedas virtual, de la billetera virtual nominativa, del webcash), recién entonces es que se producirán cambios sustantivos en las operativas comerciales de los cibercafés y de los ciberlocutorios, así como en los sistemas de cobro y facturación de una enorme cantidad de comercios y de empresas…

SECCIÓN - La metodología archivística

En el curso de la historia, en forma paralela al interés por la conservación documentaria surgió también la necesidad de realizar una buena organización archivística, de forma de que fuera más fácil la ubicación de un determinado documento dentro de un archivo (dentro de una biblioteca, o dentro de una hemeroteca, o dentro de un registro, o dentro de una mediateca)…

Aún hoy día, en muchas bibliotecas hay pequeños carteles y anuncios con la frase… Un libro mal ubicado es un libro perdido… o con alguna otra inscripción de similar inspiración… Con esto lo que se quiere es poner de relieve la importancia de este tema de la organización del archivo…

Los primeros sistemas de ordenamiento documentario fueron evidentemente muy simples, ya que consistían en separar el material en distintas series, cada una de las cuales era ubicada en un lugar diferente… Se aplicaba así lo que podríamos llamar sistema celular, o sistema según ubicación, o sistema según localización…

A medida de que los archivos se fueron agrandando como resultado del ingreso de nuevo material documentario, y sobre todo cuando en los distintos países comenzaron a crearse los grandes archivos nacionales, los archivos históricos generales, los registros nacionales, y las bibliotecas nacionales, surgió la imperiosa necesidad de utilizar métodos de clasificación y de ordenamiento que fueran más generales, más racionales, basados por ejemplo en la materia o asunto tratado, y/o basados en un dato cronológico o serial (una fecha, y/o un número serial, y/o un código serial)…

En relación específicamente a los ordenamientos, obviamente los sistemas básicos más usados, aplican en forma combinada el orden temático, el orden alfabético, y el orden serial o cronológico… Lo que queremos decir, es que usualmente las distintas unidades documentales incluidas en un archivo, son así clasificadas (separadas) primero en grupos mayores, luego en series naturales, luego en subdivisiones menores, y por último en orden alfabético, o en orden cronológico, o en orden combinado alfabético-cronológico, o en orden combinado cronológico-alfabético-serial, etcétera…

Por cierto que un determinado sistema de clasificación y de ordenamiento que puede ser muy bueno para un determinado archivo o registro, no tiene porqué también ser conveniente para un archivo diferente… Todo dependerá del tipo de la documentación reunida en el archivo… Obviamente, el sistema que debe aplicarse para un archivo de bienes raíces (para un registro de bienes raíces), será seguramente diferente del que debe aplicarse en una biblioteca nacional, en donde la documentación allí reunida está fundamentalmente constituida por libros y por revistas…

Tanto en los archivos y registros de tipo tradicional, como en los ciberarchivos y en los ciber-registros, es siempre necesario llegar a determinar con toda exactitud la ubicación física precisa y última de un determinado documento, a efectos de poder hacer una copia del contenido de dicho documento, o a efectos de retirar transitoriamente ese documento de su emplazamiento o lugar de archivo… Es así que puede obtenerse el documento en su soporte original, o que puede obtenerse una copia o fotocopia o duplicado digital de ese documento, a efectos de que pueda ser consultado (leído) por un usuario…

Queda así de manifiesto que también es preciso tener un buen sistema de identificación documentaria que asigne alguna especie de nombre o de dirección a cada documento, de forma de así establecer una relación biunívoca entre el conjunto de documentos del archivo, y ese conjunto de nombres o ese conjunto de direcciones…

El archivólogo, o sea la persona encargada de organizar y de gestionar el archivo, deberá tener muy especialmente en cuenta que en su afán por aplicar un buen sistema de clasificación y de ordenamiento al material de archivo a su cargo, no deberá nunca desglosar (separar) una unidad documentaria de su serie natural, bajo pretexto de hacer respetar mejor el sistema clasificatorio que se ha resuelto aplicar…

Lo que queremos decir, es que el archivólogo debe respetar siempre la procedencia de un documento (la procedencia de una unidad documentaria), así como su pertenencia a una determinada serie o a un determinado conjunto o grupo, tal como lo dispuso la institución que lo originó o que lo recopiló, y/o tal como lo dispuso su autor intelectual, y/o tal como lo dispuso la casa editorial… Y que por lo tanto, dicho criterio clasificatorio debe primar siempre, por encima del criterio basado por ejemplo en la materia, o en el asunto, o en la cronología, criterios éstos que son introducidos por el archivólogo, y que en algunos casos pueden estar sujetos a controversias y a discrecionalidad… Dicho de otro modo, el sistema de clasificación archivológico que sea aplicado por el archivólogo, debe respetar siempre (debe ser siempre compatible con) la estructura orgánica de las distintas series y de los distintos grupos incluidos en el archivo (reunidos en el archivo)…

Por otra parte, el problema de establecer cuáles van a ser las unidades documentarias que serán tratadas y que por lo tanto requieren de ser identificadas, es claro que se plantea tanto en el caso de los archivos tradicionales como en el caso de los ciberarchivos… En ambas situaciones, la definición de estas unidades documentales últimas o atómicas será establecida por razones de practicidad y de comodidad…

En el caso de una biblioteca de tipo tradicional, obviamente la unidad documentaria atómica debe ser el libro, la revista, y el periódico…

En el caso de un registro de estado civil de tipo tradicional, es muy claro que la unidad documentaria debe ser cada acta de nacimiento, cada acta de matrimonio, cada acta de defunción, y cada acta relativa a los otros hechos incluidos en este registro, a pesar de que estas unidades documentarias sean registradas en cuadernillos, que luego son encuadernados para formar un volumen…

En el caso de un ciberarchivo de importancia (de gran tamaño), cuya gestión también contemple el uso de Internet, por supuesto que las unidades documentales deben ser las páginas web (léase: las webpáginas o ciberpáginas; léase también: los ciberarchivos incluidos en las distintas regiones de dominio)…

Por razones de índole práctica no es conveniente que una determinada página web sea excesivamente extensa, así que es muy recomendable y muy conveniente que un documento de cierta extensión sea dividido en cierto número de páginas web de tamaño más reducido… Lo ideal es que esta división sea hecha directamente por la institución o el autor responsable de ese documento, y en el caso excepcional que la misma no haya sido hecha en origen, podrá eventualmente realizarla el archivólogo (léase: el administrador web), aunque siempre respetando al máximo la estructura orgánica original…

SECCIÓN - Sistema celular de identificación documental

Ya hicimos referencia a que los primeros sistemas clasificatorios aplicados en los archivos fueron de tipo celular, es decir, fueron sistemas basados en la ubicación física o localización física de los distintos documentos componentes del archivo… Es muy claro que en Internet este sistema no es nada conveniente, aunque sí puede serlo cuando se trabaja en el micromundo cibernético particular de una computadora…

En efecto, el usuario por cierto conoce en detalle el ciberespacio específico o particular de su PC, en donde algunas unidades documentarias se encuentran almacenadas en el disco duro C: mientras que otras se encuentran almacenadas en la unidad A: (disco de 3½), o en la unidad D: (disco CD), o en la unidad E: (disco DVD), etcétera…

Es con toda naturalidad por lo tanto, que allí puede proponerse un sistema identificatorio en base al cual los nombres o direcciones de los ciberdocumentos del disco duro C: se deriven precisamente de la raíz C:… Y análogamente en el caso de las otras memorias secundarias existentes (letras de unidad A:, B:, D:, etcétera)…

Naturalmente, la capacidad de la unidad C: y de cualquiera de estas otras memorias secundarias es bastante grande, y por lo tanto, la cantidad de unidades documentarias que allí se pueden ubicar es también bastante grande… Resulta práctico entonces permitir la posibilidad de definir subdivisiones internas…

Como la mayoría de los lectores debe saber, dichas subdivisiones internas son las carpetas (a veces también llamadas directorios)… En el Sistema Operativo Windows, una nueva carpeta puede ser muy fácilmente definida aplicando el programa Explorador de Windows, y acto seguido activando la opción Carpeta correspondiente a la opción Nuevo del menú Archivo… El citado programa Explorador de Windows permite que el usuario actúe como archivólogo, ya que le otorga facilidades para agregar y eliminar carpetas, así como para copiar (duplicar) un documento ubicándolo en otra posición, o para copiar (duplicar) una carpeta y todo su contenido, o para reubicar un documento o una carpeta, o en general para reestructurar (reorganizar) la documentación manejada en el PC de la forma como se entienda más conveniente… Por cierto que estas tareas no deben ser realizadas de cualquier forma y con cualquier criterio, especialmente cuando el número de unidades documentales es grande…

Convendría destacar en este momento, que el concepto de archivo manejado por el Sistema Operativo Windows es notoriamente diferente del concepto de archivo que hemos anteriormente usando en el presente escrito…

En efecto, dentro del contexto de Windows un archivo es la unidad ciberdocumentaria, o sea es la unidad documentaria atómica a la que se le asigna un nombre o dirección particular que le sirve de identificación (o sea, los archivos de Windows son los equivalentes de los libros de las bibliotecas, y de las revistas y de los periódicos de las hemerotecas)…

Por el contrario, y al inicio en estas notas, hemos usado el término archivo como sinónimo de colección o conjunto de unidades documentarias, así como sinónimo del lugar físico donde se almacenan (se guardan, se conservan) dichas unidades documentales…

SECCIÓN - Sistema de ubicación de documentos virtuales en base a dominios

El sistema de identificación de ciberdocumentos que debe ser aplicado en el ciberespacio de Internet, evidentemente no debe ser del tipo celular, ya que ello absurdamente implicaría que el usuario deba conocer (con cierto detalle o en alguna medida) la topología de esa red de redes que es Internet, lo cual evidentemente es casi imposible debido al número enorme de computadoras que componen esta estructura de comunicaciones, y también debido a que dicha red de redes es ella sumamente dinámica (es ella sumamente cambiante), puesto que ella está en continua expansión y en continua modificación (agregado de nuevos servidores web, modificación del número IP de algunos servidores web, etcétera)…

Si eventualmente se llegara a aplicar este enfoque que ya hemos calificado de absurdo, uno de los principales problemas que debería enfrentar el usuario sería evidentemente el manejo de los cambios de topología que pudieran tener que hacerse en Internet por razones estratégicas, ya que cualquier cambio de este tipo también obligaría a cambiar las direcciones identificatorias de algunos documentos virtuales (repito, si es que se decidiera usar en Internet un sistema de identificación basado en la localización física documental, como así parece sugerirlo el protocolo IP)…

En la World Wide Web, parece pues bastante más lógico y razonable utilizar entonces un sistema de identificación diferente, cuyas ciberidentificaciones no se deriven directamente de la ubicación física particular de una unidad documentaria (ya que en Internet ello exigiría señalar tanto el servidor como la memoria secundaria o repartición del mismo donde se encuentra esa unidad documentaria)… Este otro tipo de sistema identificatorio a ser aplicado, debería permitir por ejemplo que todo un conjunto o serie de documentos pudiera ser transferido de una memoria secundaria a otra memoria secundaria dentro del mismo computador (dentro del mismo servidor de internet), o incluso debería permitir la migración completa de ese conjunto a otro computador (a otro servidor de internet), sin necesidad en ninguno de estos dos casos de tener que modificar las ciberdirecciones que identifican y distinguen a los ciberdocumentos incluidos o comprendidos en ese conjunto o grupo o dominio…

Nótese que en el párrafo anterior, el concepto utilizado de dominio o grupo es equivalente al concepto anteriormente presentado de serie natural… Si el lector prefiere, el dominio podría ser considerado como una especie de periférico virtual o periférico lógico, en el cual también se podrían establecer varios niveles de subdivisiones, y en donde se podrían ubicar los distintos ciberdocumentos de una forma análoga a como fuera señalado en la sección anterior que podía hacerse con las letras de unidad o letras de dispositivo (A: , B:, C:, D:, etcétera)…

SECCIÓN - Conclusiones

El presente escrito no es relativamente extenso, y por lo tanto, muchas cuestiones sólo han sido tratadas en forma superficial e introductoria… No obstante, los temas planteados nos parecen por cierto muy importantes…

Con estas reflexiones solamente hemos querido abordar algunos asuntos que pueden ser de interés tanto para bibliotecólogos y archivólogos, así como para especialistas en informática (ingenieros de sistemas, programadores, analistas-programadores, webmasters, etcétera), y así como también para usuarios frecuentes de las computadoras… Creemos que tanto unos como otros deberían elevar sus miras, deberían hacer progresar sus pensamientos en el sentido de un mayor grado de generalización y de abstracción, y deberían reflexionar críticamente sobre la sociedad actual, sobre sus logros, y sobre las tecnologías aplicadas, tanto en aspectos muy conceptuales y sustantivos, como en aspectos operativos que a primera vista puedan considerarse como de menor relevancia (relativos por ejemplo a la organización ducumentaria usada en el PC, o relativos a la organización administrativa, al comercio, a la vida práctica, etcétera)…

En materia científica y tecnológica evidentemente la humanidad ha realizado avances fantásticos, pero en el comercio, en las finanzas, en el derecho, en los sistemas de cobro y de pago, en los sistemas judiciales, etcétera, si bien ha habido progresos, también hay que reconocer que todavía queda mucho por hacer, que todavía quedan muchos avances por realizar, los que sin duda terminarán por imponerse y por introducir cambios sustantivos en nuestros usos y costumbres cotidianos, y aún en nuestra forma de pensar…

En el siglo XXI, seguramente también se prestará mucha atención a lo sencillo, a lo cotidiano, a lo repetitivo, a las pequeñas cosas del día a día… También en este hacer diario deberíamos mejorar, a efectos de ganar en tiempo, en comodidad, y en seguridad, y las tecnologías que para ello se apliquen, y las metodologías utilizadas en estos asuntos, en forma muy especial también deberían inducir y facilitar los comportamientos honestos…

Y las tecnologías que para ello se apliquen, y las metodologías utilizadas en estos asuntos, en forma muy especial también deberían impedir o al menos dificultar los comportamientos deshonestos, tramposos, o corruptos… Y las tecnologías que para ello se apliquen, y las metodologías utilizadas en estos asuntos, en forma muy especial también deberían aumentar la seguridad, disminuyendo las posibilidades de cometer errores…

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